masaです。前回に引き続き禁句について。
「つもり」「だろう」「はずだ」は禁句にしましょう。
思い込みがミスや遅れを助長する
個人のミスが全体の品質に大きな影響を及ぼすことがありますね。 とくにものづくりの現場では、ささいなミスが人命にもかかわることになり得る。
「だろう」運転を戒めるのは、自動車教習所や免許更新の講習でおなじみですね。
「やったつもり」「〇〇なはずだ！」もよく聞かれるフレーズではないでしょうか？
これらのセリフは、どんなに声を荒げて言っても、心を込めて声に出しても、
しょせんは「推測」でしかないのですね。
「できているのか？」「大丈夫なのか？」
などと言われたときの返し言葉なわけですが、 そもそも、問いただされた時点で、自分から報告していないというペナルティが 発生していると考えるべきです。
そして、みずから完了もしくは問題ないことを確認せず「推測」に留まっている点で２ペナです。
「つもり」「だろう」「はずだ」を撲滅するには？
上司も、いちいち細々と確認していられません。
組織形態や事業規模、自動化の度合いなどにもよりますが、 以下の２点を徹底的に行うことに尽きます。
１．業務完了の要件を６ｗ１ｈで誰でも再現可能な形に定義し
２．自己以外の第三者に検証を受けたら業務終了とする
処理者の上位者がチェックするのが建前ですが、同じ職層で相互チェックさせるのもアリです。
即時チェックがムリな場合は、処理結果の検証を管理者がいつでも できる状態にさせておく 。 （都度、処理結果の帳票を共有のフォルダに格納させておく）
２．は、1件ごとではなく、月次でサンプリングチェックしてもらうのもアリ
重要度に応じて、チェックの頻度などメリハリをつける。
決算仕訳で重要なものは必ず経理部長が最終承認する
経費伝票のﾌｧｲﾘﾝｸﾞは、倉庫にしまう前に社員が軽く通しチェックか、サンプリング チェックしてあげる
忘れお見合い防止のために、管理者がチェックリストを作成し、事前にメンバに配布し、実施後に記入させ、チェック者の検証後に日付を記入させる。
やりかたは他にもあるでしょう。駅員さんや作業者の方々がやっている「指差し確認」のようなことを、事務職もやるべきなのです。
余りに集中力が足りない。
正しく終えること、正しい状態を維持することに対する責任感が足りない。