業務やオフタイムの過ごし方で、手順を間違えて失敗することでストレスためないようにしたいですよね。
定型作業でストレスがたまる？
masaです。経理マンには定型作業が多いです。
日次、週次もありますが、月次がもっとも神経を使い、かつ、
ミスが起きやすいものが多いと感じます。
ボタン１回押して全行程が済むならいいですが、一通りの作業が
完了するまでに何ｓｔｅｐも踏むことがあり、１つでもヌケモレが
あったり、前後逆転させたりすると、結局最初からやり直しとなり、
倍以上の時間がかかることがあります。
二度手間により次の業務を進めるのが遅れることへの焦り、
しくじったことへの後悔の念
肩こりや目の疲れ
副作用が発生します。
「次は気をつけよう」
そう思っても、次月また同じようなミスを繰り返す。
ストレスは蓄積していきます。
見出し２ チェックリストを作ってみた
そんなことを繰り返していると、新たに担当する業務が、上記のような
定型的、かつ、何ｓｔｅｐも踏むためミスが起きやすい
そんな業務だったら、手順を前任者から引き継いだらなるべく早い段階で
「チェックリスト」を作ります。
前任者から受け取るのは「作業手順書」であることが大半です。
ときにはそれすらないこともしばしばですが。
そこで、引き継ぎが終わり、一連の作業手順を把握したら、完了するまでの全ｓｔｅｐをエクセルに書き出し、
これを毎回見ながら作業し、終わったsｔｅｐにレ点つけるなどして
着実にヌケモレないように作業を進めていくようにします。
ｓｔｅｐ数や処理の難易度にもよりますが、結構、完璧にできるようになるまで何回かかかることが多いです。頭では間違いないと思っていても。
特に、焦っているときは、経験上、誤る確率が高いです。
「焦っているときほど間違える」
と自分に言い聞かせています。
チェックリストの使用法
（その１）使っていくうちに精度を高める。
最初に作ったものでは完璧ではありません。使いながら少しずつ精度を高めていけばよい。
（その２）使うタイミングを確保する
せっかく優れたリストがあっても、使うタイミングが悪いと意味ないです。たとえば、旅行のときにスーツケースに格納する物リストを使うとしましょう。
いくら国内旅行でも、前日の夜にリスト見始めてからでは遅いことが十分に予想されます。近所のコンビニで手に入るようなものならいいですが、取り寄せる必要があったり、故障していたりしたら間に合わないですよね。
ですので、このリストは何日前までに見始めるという期限を決めておく必要があります。
（その３）使う習慣をつける
忘れては意味ないです。手帳にメモしても手帳を開かなければ、設定した期限はあっさりと通り過ぎてしまいます。
自分が必ず目にする場所に、「旅行の準備」を始める期限日を掲示する必要があります。
自室に帰って絶対に目にする場所にホワイトボードを立てかけて書いておく、など。
冷蔵庫とかトイレの扉などは絶対視界に入るのいいですが、書きに行くのが面倒かもしれません。ワンルーム一人暮らしで冷蔵庫にもトイレにもアクセスが容易なら面倒がらずに続けられるでしょう。
まとめ
チェックリストを作り、使う習慣をつけることは、ヌケモレ防止に最適かつ必須です。
積極的に、日頃の生活に取り入れていきたいものです。