masaです。今話題のクラウド会計や経費精算システムに代表される会計ソフトの導入について。
「どの製品がいいか？」「スペックは？使い勝手は？」
もちろん、会計ソフトをうまく使えば、経理業務の効率化、経理部員の残業削減に貢献することでしょう。
ここで言っておきたいのは、導入を検討する前にすべきことがないか？ということです。
部屋の片付けに例えると
書類が散乱し、足の踏み場もないオフィスに、おもむろに家具を買ってしまったらどうなりますか？
「置く場所がないので片付くまで倉庫に保管します・・・」
家具を注文する前に、書類の整理術を収集しました。
「よし！これで好きな家具買って・・・」
家具買いたいのがバレてますが。
「ダンシャリします！」と意気込んで猛烈に捨て始めた。
通り道を確保したところで力尽き、、、
また数か月経って元に戻っている。
まずやるべきことはこれです。
「倉庫で保存するもの、その前に一定期間てもとで保管するもの、用が済んだらさっさと捨てるものを定義すること」
これを決めて、初めてオフィス内の収容スペース（保存物の一時保管、いずれ捨てるものの待機、絶対荷物置かない場所、通路）を決められます。
ここまできて、収納家具含めたオフィス内の収納の体制を検討し始められるのです。
家具のカタログ見るのはその後になりますね。
早くお気に入りの家具を買いたい気持ちをぐっと押さえて、さきにやるべきことをやりましょう。
ビフォー・アフターを明確にする
話を会計ソフトに戻します。
会計ソフトの導入を検討する会社のすべてが、経理事務が滞っているとは限りません。
マンパワーでしのいでいるが、トランザクションが増える一方で追いつかないのでソフト導入による効率化を期待するのが主な動機となるのでしょう。
その場合でも、ソフト導入前に、現行の運用を改めて見直しておくことが肝要です。
・勘定科目をもっと集約できないか？
・摘要を簡素化、標準化できないか？
・記入（入力）ミスが起きない工夫は他にないのか？
・期日前の集中を緩和できないか？
などなど・・・
どうしても解消しない要素をソフト導入によって解消（緩和）できれば導入は部分的にでも成功と言える。
現状分析をせずに導入してしまえば、ビフォー アフターが判らないですよね。
まとめ
・まずは現状分析をする
・ソフト導入の前にできる改善は済ませる
・現状で実現したいができないこと（ビフォー）、ソフト導入で期待する効果（アフター）を定義する
・目的を実現できそうな製品候補を探す
・ツールジプシー（あれこれ買い続ける）にならない