経理業務の生産性は、「注意の分散」にあり

masaです。先日、駅の精算機のそばにスマホを置き忘れました。帰宅し、バッグのポケットを開けて青ざめました。駅で預かっててくれてことなきを得ましたが、嫌な汗タップリかきました。

 

スマホを手に握ったまま電車を降り、精算機に立ち寄り、台にスマホを置いて財布とパスモを手に取り、チャージをすませた直後、バスに乗り遅れないようにと急いで自動改札を通った。そばに置いたスマホが視界に入らず・・・。

いままで傘を何本失ったかわかりませんが、携帯電話の紛失ダメージの大きさは傘の比ではありません。焦りました。

対策としては、

1.常に正しい所作を定着させる

「スマホと何かを同時に手に持たない」

「移動中はスマホを一定の場所にしまう」

など。ゴルゴ13でいえば、「俺は利き腕では握手しない」が相当する。違うか?

 

2.席を立つとき、かならず周囲に目を配り、忘れ物がないか確認する。

駅員の「指差し確認」がこれに相当する。

 

1.が理想だと思います。

電車内の傘を例に考えると、

電車で座っていて、降りる駅についたときに、脇のパイプにひっかけていた傘の存在よりも降りることに集中してしまう。

1.を徹底するなら、

「折りたたみなら必ず降り立たんでバッグにしまう。そうでない傘はかならず手で持っている。」

これなら座ってぼーっと考え事していて、降りる駅についたことに気づいたときに傘を置き忘れるリスクは回避可能です。

ですが、ちょっとスマホや本見たくなったときに傘から手を離します。

濡れた折りたたみ傘を畳まずに足元に置きます。

ですので、やはり、「所作の徹底」と「周囲見回し」の併用が必要ですね。

注意を1点に集中するのではなく、

複数に同時に働かせるのです。

結果として1箇所にも注意できてない「注意散漫」とは異なります。

転じて、経理業務の要といえる決算業務について考えます。

会社の規模などによって異なりますが、最低1日~数日間にわたって

メンバー共同して(1人でやる場合も)行うことになります。

必要な処理は、定型的なものももちろんありますが、処理結果の検証だけでなく、

ヌケモレのチェックを欠かさずに行わなければなりません。

さらに、

決算作業には、処理の前後を違えると結果が正しくなくなるものがあります

例をいうと、「消費税」の処理。

企業の消費税は、顧客から預かった消費税の総額から仕入れ業者などに支払った消費税の総額を差し引きます。

この、預った消費税額から支払った消費税額を差し引く処理の担当者が、自分の残作業を減らしたいために先行して行ったとします。

そのあとで、預かった消費税または支払った消費税の金額に変動を及ぼす修正処理が別の担当者のもとで発生したらどうなるか?

先走った差し引き処理はエラーとなります。差し引く通し、もしくは片方の金額が変わるわけですから。両方同額変動するなら差し引いた結果も同額になりますが、そのような偶然が起こりうる確率はゼロに近い。

よって、差し引き処理の手戻りが確定します。

これは決算を確実に納期内に終わらせることへのダメージとなります。

「予想される、防止できる手戻りは確実に発生させない」

もし、管理者が自分の作業に没頭していたら気づくのが遅れます。

決算業務の進行を管理する立場の者が、自分の作業に没頭してしまっている状況は

危険です。

プレイングマネジャーであったとしても、自己の作業をしながら、同時に、他メンバーの作業進捗を把握していなければなりません。

作業担当者への事前周知・指導

はもちろんのこと、

処理の進行をモニタリングする機能

を働かせておかないと、

あれが漏れている、これが先走っているが同時多発的に起こってしまったら、予定納期に間に合わない可能性が高くなります。

仮に、ヌケモレなく、前後逆転もなく決算作業が無事に済んだと思って、その後の工程、開示資料が概ね完成する頃には、

会計監査が始まります(上場企業など)。

会計監査で不備が発覚して慌てる

ということはありがちです。不備に気づくタイミングが後になればなるほど、ダメージは大きくなります。

 

 

 

 

ABOUTこの記事をかいた人

1965年生まれ 会計士試験に5回挑戦後、会計事務所に就職、現在は一般企業の経理職を20年と経理一筋に生きてきた、さすらいの会計人(びと)。 会計で社会の未来を変えることを信じている。 内向的な性格を損だと思って生きてきたが、今では独自の世界観を築くことができた(と自分では思っている)のはひたすら自己に向き合ってきたからだと確信している。 音楽は高校時代から聞き始めたモダンジャズ一筋、手塚治虫の漫画やスティーブ・マクイーン、最近はダニエル・クレイグに憧れている。