オフィスワークの生産性向上は、「入力スピードをあげる」にあり

masaです。オフィスワーカーにとって、PC操作は必須のスキルです。キーボード、マウスに加え、ビジネスシーンでの使用は少ないがスマホのフリック入力もあります。これらの「入力」スピードをあげることが、オフィスワークの生産性に重要となってきます。

1.タッチタイピング

ブラインドタッチともいいます。キーボードを打鍵する指先を見ないで画面を見続けることです。

メリットとしては

1.タイピングスピードの向上

キーの配列を覚え、打鍵するキーと担当する指を常時固定する、標準的な指のポジションを覚える

2.ミスの発見が早い、ミスに気づく確率が高まる

画面を常に見ているので変換候補を正しく選択しやすい。

3.視線移動の無駄を排除

指先みて、画面みて の繰り返しでは時間のロスとなる。

2.ショートカットキー

masaも自慢できるほど活用しきれてません。ただし、自分よりスキルのある者はかならず自分よりショートカットを多く知っていて使いこなしているのは確実。

上級者から教わるのが安直ですが、「自分で調べる」⇒「使ってみる」の繰り返しで地道に増やしていくのも楽しいです。

ショートカットキーを覚えだすとexcelの効率性が格段にあがるのが実感できます。

メリット

1.キーボード操作で処理を完結できる

マウスとキーボードといったり来たりは時間のロスとなる

2.マウスによるドラッグ操作の不確実性を回避

画面からはみでる大きな範囲を指定したいときには、ctl shift キーと矢印キーなどを組み合わせる操作でマウスより確実かつ早く完了できる。

3.単語登録

単語だけでなく、定形文などにも使えます。

メリット

1.打鍵数の削減

おつかれさまです を「おつ」で表示させる

2.誤変換の防止

”かんせつ”と入力し、「間」がほしいのに、「関」が第一候補なので、”かん”と入力したら「間」が表示されるようにする

3.誤入力の回避(URL、メールアドレス、電話番号など)

まとめ

コンテストをやっているわけではないですが、同じ品質のものを少しでも速く仕上げるほうが生産性は高いし、そこに正確性が加わってくると、事務部門担当者としての業務品質があがることになるわけです。

マウスの依存から脱却するのが結構しんどいと思いますが、なるべく使わないように毎日取り組んでいくことが大事です。

上級者との相対評価ではめげてしまうが、いままでの自分と比べて、以前より速くこなせるようになったことが実感がすこしづつでも持てると楽しいです。

速く終わる、手戻りが少なくなる

納期に対して余裕ができる

全体の見直しなどに当てる時間がとれる

という善循環をめざしましょう。

ABOUTこの記事をかいた人

1965年生まれ 会計士試験に5回挑戦後、会計事務所に就職、現在は一般企業の経理職を20年と経理一筋に生きてきた、さすらいの会計人(びと)。 会計で社会の未来を変えることを信じている。 内向的な性格を損だと思って生きてきたが、今では独自の世界観を築くことができた(と自分では思っている)のはひたすら自己に向き合ってきたからだと確信している。 音楽は高校時代から聞き始めたモダンジャズ一筋、手塚治虫の漫画やスティーブ・マクイーン、最近はダニエル・クレイグに憧れている。