【デスクワークの効率化に取り組む】(1)序

masaです 約1か月ぶりの記事となります。当面、週1ペースで投稿します。

本棚を整理しているときに、だいぶ以前に買ったままでいた本を読み返しています。

「気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ」リズ・ダベンポート著

初版2002年とありますので15年前の書籍です。

15年前ですから、ハードウエア、ソフトウエアともに、今では当たり前に使っているものがほとんどない時期なのでしょう。

逆に、シンプルな分、取り入れやすそうに思えています。

概要はこんな感じです。

準備ステップ 空きスペースをつくる

ステップ1 デスクをコクピットにする

ステップ2 管制塔をつくる

ステップ3 書類の駆け込み寺をつくる

ステップ4 今きめる

ステップ5 つねに優先順位をみきわめる

ステップ6 毎日の習慣

準備ステップからステップ3までが、「インフラの整備」

ステップ4から6が、「日々の運用」

という構成です。

masaは、インフラ部分を着目しています。

コクピットとか管制塔とか、航空機になぞらえているのも面白いし。

masaが現状の自分のデスクワークで改善したいことを挙げます。

1.すぐに机上がちらかり、引き出しの資料がいっぱいになる。

2.ファイリングが面倒、方法に試行錯誤している

3.(上記の結果)書類探しに時間がかかる

1は、業務中 2は処理後の保管 3は、検索

というわけで、事務処理の上流から下流まで全部整ってない(恥)

オフィスで、自宅で毎度やっていることからおサラバしたい。

「会議に出るたびに増える資料をどうにかしたい」

「ファイリングするのが面倒」「Gファイルがすぐに満杯になる」

「あの資料どこにしまったんだっけ?めちゃくちゃ見たいのに」

 

知的生産の技術+整理整頓術

 

後半人生の取り組み課題の1つとします。

ABOUTこの記事をかいた人

1965年生まれ 会計士試験に5回挑戦後、会計事務所に就職、現在は一般企業の経理職を20年と経理一筋に生きてきた、さすらいの会計人(びと)。 会計で社会の未来を変えることを信じている。 内向的な性格を損だと思って生きてきたが、今では独自の世界観を築くことができた(と自分では思っている)のはひたすら自己に向き合ってきたからだと確信している。 音楽は高校時代から聞き始めたモダンジャズ一筋、手塚治虫の漫画やスティーブ・マクイーン、最近はダニエル・クレイグに憧れている。